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Desde sus inicios, PEACE Punta de Mita ha trabajado diligentemente con una sólida estructura administrativa, comprometida con estrictos sistemas de control financiero y operativo que gestionan las donaciones recibidas para así poder continuar con el trabajo social en beneficio de las personas que habitan Punta de Mita. Cumplir con esta responsabilidad fiduciaria en nombre de todas las personas que formamos parte de PEACE: nuestros generosos benefactores, empleados, organizaciones benéficas hermanas y beneficiarios, es algo que la Junta Directiva (el ‘Board’) se toma muy en serio.

A continuación, detallamos la manera en que son gestionadas las donaciones recibidas:

1. Cada año, generalmente durante el mes de mayo, la Junta Directiva de PEACE da inicio con la Campaña Anual de Recaudación de Fondos, dando seguimiento en el otoño. Los fondos recibidos a través de nuestras fundaciones hermanas en Estados Unidos y Canadá se registran por nombre y monto de la contribución con sus recibos para las deducciones fiscales correspondientes.

   La Junta Directiva de PEACE recibe periódicamente informes de los fondos recibidos, y acusa recibo con notas de agradecimiento a cada uno de los donantes. Una vez confirmada la recepción de los fondos por el Comité Ejecutivo de la Junta (el “CE”), son transferidos directamente a cuentas de inversión en instituciones bancarias en el área de Bahía de Banderas (Intercam y ScotiaBank). Los fondos recibidos de benefactores mexicanos van directamente a la cuenta de inversión en ScotiaBank. Todo acceso a dichas cuentas bancarias está limitado y estrictamente controlado por autorizaciones oficiales de cada institución financiera.

   Las cuentas de inversión requieren doble autorización de los miembros del Comité Ejecutivo y los fondos de inversión se mantienen en instrumentos de mercado monetario de corto plazo con el objetivo de maximizar los intereses, asegurar la liquidez adecuada para respaldar el presupuesto y minimizar el riesgo. El director de la firma de contabilidad externa de PEACE, Grupo Cauri, tiene control sobre una cuenta de fondos operativos que está diseñada para mantener fondos suficientes para 3 meses de gastos presupuestados.

2. Cada año, el director ejecutivo y el administrador de PEACE elaboran un presupuesto anual en conjunto, en colaboración con Grupo Cauri, que es sujeto a un intenso escrutinio por parte del comité de finanzas y el presidente previo a presentarlo al Consejo de Administración para su aprobación final.
3. Si bien el director ejecutivo tiene acceso a un modesto fondo de caja chica, el administrador envía todas las facturas de proveedores y solicitudes de nómina mensuales a Grupo Cauri, con el propósito de verificar y registrar cada transacción. Esta entidad luego gira la instrucción al banco para realizar dichos pagos.
4. Cada mes, el administrador y Grupo Cauri entregan estados financieros completos (junto con los comentarios del director ejecutivo) al comité de finanzas y al presidente para su revisión. Si bien el trabajar con un presupuesto operativo anual es algo fundamental, la junta reconoce que muchas cosas no se pueden controlar. Las variaciones explicables se discuten y registran para una mejora continua de calidad.

Al cierre y por diseño, la Junta Directiva de PEACE juega un papel muy importante tanto en la estrategia de recaudación como en la gestión y administración de los fondos necesarios para su implementación. Por motivos de seguridad, la información financiera se limita a solicitudes individuales y los actores están listos para responder a sus preguntas.

Gracias por su continua confianza en PEACE Punta de Mita; juntos estamos impactando positivamente las vidas de las casi 4,000 personas que llaman hogar a Punta de Mita.